Att sitta med under långa ledningsgruppsmöten eller styrelsemöten och föra noggranna protokoll har i över ett sekel varit en av sekreterarens eller den administrativa assistentens viktigaste uppgifter. Det krävde hög koncentration, snabbhet och förmågan att vaska fram det väsentliga ur timmar av diskussioner. Idag är denna syssla på väg att helt tas över av AI. Avancerade röstigenkänningsprogram kopplade till stora språkmodeller (LLM) kan nu lyssna på ett möte, skilja på vem som talar, transkribera varje ord i realtid och – viktigast av allt – generera ett perfekt sammanfattat protokoll med beslutspunkter och att-göra-listor sekunden efter att mötet avslutats.
Effektivisering utan nåd
För företagsledningar är de ekonomiska och tidsmässiga vinsterna med automatiserad mötesdokumentation enorma. En mänsklig sekreterare behöver ofta flera timmar, ibland dagar, på sig efter ett möte för att renskriva, korrigera och distribuera ett protokoll. En AI gör detta direkt. Dessutom integreras dessa verktyg sömlöst i digitala mötesplattformar som Teams eller Zoom. Verktygen kan analysera tonläget under mötet, flagga om någon verkade tveksam till ett beslut och automatiskt skicka ut kalenderinbjudningar för uppföljningsmöten baserat på vad som sagts. Den mänskliga sekreteraren har i detta sammanhang blivit både långsammare och dyrare än tekniken.
Förlusten av mänsklig intuition och sekretess
Även om tekniken är imponerande, finns det subtila faror med att låta en AI sköta mötesdokumentationen. En skicklig sekreterare vet när en diskussion är "off the record", eller hur man formulerar ett känsligt beslut på ett diplomatiskt sätt för att inte skada interna relationer. AI:n saknar denna politiska och emotionella fingertoppskänsla; den dokumenterar exakt vad som sägs utifrån de instruktioner den fått, vilket kan leda till stela eller i värsta fall missvisande protokoll om diskussionen har varit kaotisk. Dessutom väcks stora frågor kring datasekretess när känslig företagsinformation skickas till externa AI-moln för analys.
Hur administrativa assistenter kan ställa om
För de personer vars huvudsakliga arbetsuppgift har varit mötesadministration gäller det att snabbt skifta fokus. Istället för att vara den som skriver protokollet, måste man bli den som modererar eller godkänner AI-genererade utkast. Man måste kliva fram som en projektkoordinator som ser till att de beslutspunkter som AI:n har identifierat faktiskt blir genomförda av de berörda parterna. Genom att fokusera på uppföljning, mänsklig kommunikation och projektledning kan man behålla ett högt värde inom organisationen, medan det rena skrivarbetet helt överlåts till algoritmerna.